No vídeo abaixo, você terá uma visão geral de como funciona a tela de Gerência:

Apesar de você não começar a preparação de seu evento pelo painel de Gerência, temos boas razões para que ela seja a página principal de seu evento. Pois mesmo antes de você terminar de montar sua lista de convidados, você começará a visitá-la para analisar informações como as estatísticas de convidados estimados por grupos, por exemplo. Será inevitável também visitá-la para conferir como estão ficando os convites para cada convidado, mesmo antes de finalizar a identidade visual. E mesmo após terminar as duas etapas citadas (Convidados e Convite), você praticamente passará a acessar somente a Gerência durante as semanas que antecederão o evento.Confira a seguir ações possíveis de serem realizadas no Painel de Gerência:

• Confira em tempo real a previsão de presenças durante as semanas que antecedem o evento;
• Busque convidados por nome e filtre por grupos e/ou status (Incompletos; Não Enviados; Enviados; Não Visualizados; Sem Resposta; Recusados; Confirmados);
• Envie individualmente os convites personalizados por e-mail, Facebook, WhatsApp, etc;
• Saiba quantas vezes os convidados visualizaram os respectivos convites;
• Visualize o convite em modo administrador sem gerar contagem de visualizações;
• Realize confirmações de presenças (ou ausências) dos convidados quando for necessário;
• Baixe a capa do convite;
• Salve o QR-Code;
• Após o evento, é possível conferir quais convidados compareceram ao evento, caso tenha realizado Check-in.

Entendendo o Painel de Gerência

Entenda o que há por trás de cada um dos componentes do Painel de Gerência.

Cards Informativos

Logo no topo do painel, encontramos os “cards” que trazem as informações quantitativas do evento. Eles são clicáveis, onde retornam mais informações ou realização de filtragens.

Vejamos a seguir o que significa cada um dos “cards”:

1. COMPARECERAM – Refere-se a quantidade total de pessoas que compareceram. Ou seja, corresponde a todos que foram registrados no Aplicativo de Check-in indicando que adentraram ao evento.
2. PREVISTOS – Corresponde a quantidade de pessoas que, provavelmente, irão comparecer no evento. É calculado a partir dos convidados que confirmaram presença mais a quantidade de pessoas informadas nos previstos em cada convite. Normalmente, no Brasil, a taxa de comparecimento das pessoas, gira em torno de 80% sobre a quantidade de Confirmados. Dessa forma, após o encerramento do prazo de confirmação, é feito um cálculo em cima da quantidade dos confirmados.
3. CONFIRMADOS – Corresponde a quantidade total de pessoas que responderam informando que comparecerão. Ou seja, todos que confirmaram presença no evento. O somatório considera as quantidades de adultos e crianças que os convidados escolheram no momento da resposta da confirmação.
4. RECUSADOS – Corresponde a quantidade total de pessoas que responderam informando que não comparecerão. Ou seja, todos que informaram ausência no evento.
5. LISTA TOTAL – Quantidade total de pessoas que constituem a lista de convidados. Corresponde a somatória de todos que confirmaram presença, ausência e sem respostas.

Buscando convidados por nome

Encontre convidados realizando pesquisa por nome (ou parte dele).

Quando digitar algo no campo de busca, será realizada uma filtragem com todos os convites que possuírem os mesmos caracteres digitados. Conforme o exemplo, na busca por “Pedro”, foram encontrados 5 (cinco) convites que possuem um ou mais convidados que contém em seu nome esses caracteres.

Filtrando por Grupos de convidados

É possível realizar filtragens por Grupos de convidados. Basta clicar sobre os grupos desejados. Com isso, aparecerão somente os convites que fizerem parte de pelo menos um dos grupos selecionados.

Note que o usuário rotulou seus convidados com algumas etiquetas. Na imagem, vemos que ao clicar no rótulo “amigos noivo” e “amigos noivo (igreja)”, o sistema demonstra que dos 213 adultos convidados, 59 fazem parte do grupo de amigos do noivo e dentre os 120 que confirmaram presença,  34 adultos e 8 crianças fazem parte dos grupos filtrados.

Observação: Você não é obrigado a classificar seus convidados em grupos. Portanto, caso você não os rotule durante a montagem de sua lista de convidados, obviamente não aparecerá a opção do filtro nesta parte do painel.

Essa mesma lógica é aplicada para as etiquetas das mesas.

Status dos convites

Vejamos a seguir todos os status possíveis de um convite:

As situações são apresentadas acompanhadas da quantidades total de convites de cada status. A seguir apresentamos em detalhes o significado de cada um dos status:

• Não Enviados: São os convites que não possuem registro de envio;
• Enviados: São todos os convites que foram enviados para os convidados;
• Não Visualizados: São todos os convites enviados, porém, nunca visualizados e consequentemente não possuem confirmação de presença ou ausência;
• Sem Resposta: São convidados que somente visualizaram o convite e não deram nenhuma resposta sobre a confirmação de presença;
• Recusados: São os convites cujo os convidados “Informaram Ausência”;
• Confirmados: Todos os convites que possuem como resposta a “confirmação de presença”.

Os status se apresentam também nas cores dos convites listados na “Gerência”. A imagem a seguir apresenta cada situação e sua respectiva cor:

A ordem que os convites são posicionados no painel é a mesma ilustrada na imagem acima. Os convidados posicionam-se na lista de acordo com a sua relevância. Entre os confirmados com presença, a lista apresentará primeiro sempre aqueles com maior quantidade de pessoas confirmadas. Você pode alterar a ordenação dos convites ativando o ícone de “Ordem Alfabética”.

Visualizando os Convites

Visualize o convite, em modo administrador, clicando no botão “VER”. Assim, ao acessar o convite você não incrementará a contagem de visualizações do convidado, tornando a gestão dos convites ainda mais eficaz.

Enviando e Monitorando

Primeiramente, você precisará montar sua lista de convidados ou solicitar a importação para que sejam listados os convites na “Gerência”. É a partir dessa tela que você fará os envios dos convites e realizará o monitoramento. Por enquanto, você pode inserir alguns convidados em sua lista para ir testando. Para enviar um determinado convite, clica-se no botão “Enviar Convite” dentro do bloco de ações. Veja o vídeo e entenda:

Ao clicar no botão “Enviar Convite”, será aberta uma nova tela para que você escolha a mídia social que deseja realizar o envio do respectivo convite.

• Envio por WhatsApp – Clique no botão verde “WhatsApp”
  • Possua WhatsApp instalado
    Você deve possuir o aplicativo WhatsApp instalado e funcional em seu aparelho celular. Vai enviar pelo computador? Vincule o WhatsApp Web com seu número. Veja como se faz.
  • Compartilhe a imagem (opcional)
    Trata-se da capa do convite, que possui função de encantar e instigar o convidado a abrir seu convite em seguida. Para enviá-la, selecione a imagem e compartilhe-a escolhendo o contato no WhatsApp.

O envio da capa do convite é opcional. Você pode enviar para alguns convidados ou para nenhum. Para esse último caso, você pode ignorar esta etapa.

• • Envie mensagem com o link 
    Desenvolvemos uma sugestão de mensagem (editável) a ser enviada juntamente ao link do convite. Revise o texto e em seguida compartilhe a mensagem clicando sobre o botão de enviar.

No WhatsApp, para carregar a imagem de miniatura do link (como no exemplo acima), é necessário aguardar alguns segundos antes de apertar o botão de Enviar. Dica importante: para envio de convites para contatos desconhecidos, o WhatsApp do seu convidado reconhece o seu número como sendo um contato estranho e como medida de segurança, o WhatsApp bloqueia o link, pois considera uma possível ameaça ou Spam. O link é instantaneamente desbloqueado a partir do momento em que o receptor (convidado) responde algo. Basta um simples “ok” para liberar o link. Portanto, é fundamental que você (anfitrião), interaja com seus convidados para que eles respondam algo e assim, libere o link. Utilize o pedido de interação na mensagem que acompanha o link do convite. Veja abaixo:

• • Marque como enviadoInforme que o envio do convite foi realizado com sucesso. Assim você não perderá o controle dos envios.
• Envio por Facebook – Clique no botão do Facebook para enviar. Abrirá uma nova janela para inserir a mensagem. Quando concluir, aperte em “Enviar (Abrir Facebook)”.
• Envio por e-mail – Clique no botão vermelho referente escrito “E-mail”. O sistema encarrega-se de enviar a imagem da capa do convite e o link-convite ao e-mail que você informar.
• Envio para Outros – Clique no botão “Outros”. Você fará um envio manual (por uma rede de sua preferência). Copie ou salve a capa do convite e cole ou compartilhe através da rede social de sua preferência. Depois copie e cole o link do convite juntamente com uma mensagem para o convidado. Clique no botão “Marcar como enviado” para registrar o momento que você fez o envio.
• Clique para marcar como enviado – A ação é necessária pois tanto o WhatsApp quanto outras redes sociais não permitem a integração com outros aplicativo, não retornando a informação de envio do convite. Esse registro é importante para o seu controle.
• Monitore quantas vezes o convite foi visualizado após o envio. Apresenta-se sempre abaixo do status de confirmação.

Após Confirmações

Após o término das confirmações, ninguém poderá mais confirmar presença ou informar ausência. A não ser que você abra a opção de confirmação individualmente para um determinado convidado. É simples: se você já havia enviado, basta clicar sobre o botão que apresenta a rede social e data do último envio, para marcá-lo como reenviado naquele momento. Essa ação libera para o respectivo convite 24 horas para responder ao RSVP. Caso você nunca tenha enviado, basta enviá-lo. Pois mesmo após as confirmações encerradas, o sistema permite que convites enviados após o término do período de confirmações fiquem abertos durante as próximas 24 horas para confirmação (pelo anfitrião ou pelo convidado).

Após o Evento

Após o evento acontecer, confira cada registro de presença por convite. Basta clicar no ícone referente ao CHECK-IN.