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Definimos o convite.in, resumidamente, como uma Plataforma gratuita de aplicativos web e mobile que contribuem com a gestão online do ciclo de vida do convite.

"Ciclo de vida? Como assim?"

Bem, à primeira vista parece complicado mesmo. Expliquemo-nos a seguir:


Todo convite nasce com um objetivo claro e específico:
Ser enviado/entregue ao seu destinatário - o convidado.


Mas antes o anfitrião precisa elaborar a Lista de Convidados.

E preparar os convites (identidade visual + informações do evento).

Para que possam enfim ser enviados online pelo convite.in, como demonstramos no vídeo a seguir:


Nesta página de Ajuda, oferecemos em riqueza de detalhes, conteúdos que proporcionarão o melhor proveito das ferramentas do convite.in.

Organizamos os tópicos na sequência cronológica, a qual provavelmente será a sequência de utilização das telas pela primeira vez.

A qualquer momento, a partir das telas do evento (Gerência, Convidados, Convite e Configurações), você poderá clicar no ícone (?) localizado na barra superior, para acessar o tópico da Ajuda que se refere especificamente àquela tela na qual você está.

Composição do Convite

O convite diagramado possui informações gerais (iguais para todos os convidados) e informações personalizadas – referentes a cada convidado. É isto que faz com que cada convite seja único (personalizado). Basicamente o que muda entre cada convidado é a quantidade de pessoas (adultos e crianças) que fazem parte do convite e o texto de destinatário do convite (ex.: Tio João e família).

Nosso convite eletrônico é composto por duas partes:

O pré-convite é um arquivo de imagem com texto personalizado, direcionado ao destinatário, ele possui a mesma identidade visual do convite propriamente dito. Ele tem função muito parecida com a do envelope do tradicional convite de papel. Assim como o envelope, ainda não sabemos a data ou o local do evento até que o abrimos. Enquanto fechado, apenas recebemos um indicativo de que aquele convite é para nós (por conta do destinatário).

O pré-convite é, portanto, nosso "envelope fechado" com um algo a mais. Ele faz com que o convite propriamente dito, que é um link enviado juntamente com ele, seja acessado. Vejamos o exemplo a seguir, do aniversário da linda Nicole, endereçado ao Tio João e Família:

Veja que desta forma, sugerimos curiosidade ao convidado. Por isso, é muito importante que a data e o local do evento não estejam presentes no pré-convite, para instigar o convidado a acessar o link-convite (abrir o envelope!).

Confirmações de Presença

Quando o convidado acessa seu convite, percebe a necessidade de confirmar presença ou informar ausência até uma data estabelecida pelo anfitrião. O convidado deverá informar a quantidade de adultos e crianças que comparecerão ou explicitamente dizer que não vai nenhum dos convidados.



Por padrão, é possível acrescentar até no máximo um adulto a mais que o estabelecido pelo anfitrião. Quanto às crianças, são permitidas mais duas além. Mas estas quantidades podem ser modificadas em Configurações no campo Convidados Extra.

Exibíveis Digitais

Os exibíveis digitais devem substituir os convites individuais (ou convitinhos) e são no formato de QR-Code, como no exemplo a seguir:


Por se tratar de uma imagem, os convidados não necessitam baixar o aplicativo ou imprimi-lo. Basta salvar no celular.

A critério do anfitrião, os exibíveis deverão ser apresentados na recepção da festa, proporcionando agilidade e segurança no acesso dos convidados ao evento.

Somente terão os exibíveis os convidados que confirmarem presença, fazendo com que o convidado perceba de imediato que somente terá acesso ao evento se confirmar presença.

O exibível é único por convite, devendo ser apresentado o mesmo exibível para todos os convidados do mesmo convite, mesmo que cheguem separados. Por exemplo, em um convite para uma família de 05 (cinco) pessoas existirá apenas 01 (um) único exibível, sendo intransferível e exclusivo para aquele grupo.

Verificação dos Exibíveis (Check-in)

Para a verificação do exibível, desenvolvemos um aplicativo para celulares com Android, disponível na Play Store (em breve pra iOS).


Existem 3 (três) formas distintas para realizar a verificação dos exibíveis (check-in) na recepção do evento:
1 - Leitura do QR-Code pela câmera;
2 - Digitando a senha do exibível; ou
3 - Busca pelo nome na lista de convidados.

O App não necessita de acesso à Internet no momento do check-in.

DICA: Você apenas utilizará este aplicativo no dia do evento. Portanto, quando chegar o momento certo, busque o tópico "App Verificador (check-in) " ao fim desta página para aprofundar-se quanto ao manuseio do aplicativo.

Convidados

Comece seu evento pela lista de convidados. Pois é com ela que você poderá dimensionar o porte de seu evento, baseado na quantidade de convidados.

No menu do seu evento, localize a opção Convidados.

Como trata-se de uma tela onde normalmente se tem grande quantidade de dados a serem inseridos, sugerimos a utilização de um dispositivo com teclado e tela grande, como, por exemplo, computadores Desktop ou Notebooks. A manipulação destes dados no aparelho celular pode ser demasiadamente demorada. Conheça também a possibilidade de importação da lista a partir de uma planilha de excel.

Temos a seguir um exemplo de lista de convidados preenchida:

Cada linha da lista apresentada refere-se a um convite, que poderá ter um ou mais convidados, cada.

Vejamos a seguir o que é cada um dos componentes enumerados na tela:

  1. Destinatário do convite - Cada convite é personalizado com o nome do convidado. Utilize o primeiro nome, apelido ou alguma forma carinhosa que você costuma chamar seu convidado. Esta personalização aparecerá para o seu convidado, na arte do convite. Ou seja, seu convidado perceberá que aquele convite é, de fato, para ele. Isso gera intimismo e atenção no ato de convidar. Utilize até duas linhas de texto neste campo.
  2. Ciclos de amizade - São palavras-chave que definem os grupos aos quais os convidados pertencem. É um campo opcional. É possível adicionar mais de 1 por convite. Por exemplo, “família do noivo”, “amigos da faculdade”, “padrinhos”, “trabalho”, etc. Pode ser utilizado para o direcionamento das mesas, incluindo as palavras "mesa 1", "mesa 2", etc.
  3. Números dos celulares (com DDD) - São os números dos celulares dos convidados. Os números preenchidos servirão para enviar os convites e notificações via torpedos SMS. Não são necessários para completar a lista de convidados. Em caso de mais de um número, separe-os por vírgula. O código de área (DDD) é obrigatório. Não informe operadora. É possível incluir espaços, traços e parênteses nos números.
  4. Quantidade de convidados no convite - Esta é a quantidade pré-estabelecida de convidados que aparecerá para o receptor do convite quando ele for realizar a confirmação da presença.
  5. Convidados - Adicione o nome de cada um dos convidados. Separe-os por vírgula (ou aperte “Enter”) para que o sistema identifique que são convidados distintos. Isso é fundamental para que não haja nenhum problema na realização do Check-in, pois o acesso do convidado é registrado através da marcação do seu nome. Recomendamos que utilize nome e sobrenome para ajudar na identificação dos convidados.
  6. Quantidade de convidados previstos - Informe, opcionalmente, a quantidade de convidados que você acha que comparecerão, entre os que você convidou. Caso você informe um número maior que a quantidade de convidados do convite, será possível ao convidado informar até a quantidade que você informou como prevista. Apesar de opcional, recomendamos a utilização deste campo para auxiliar você nas estatísticas de convidados previstos para o seu evento.
  7. Botão de salvar - A lista só é de fato alterada quando apertamos o botão de salvar. Salve sempre que possível, para evitar perdas de informações digitadas.


    Temos a seguir as demais funções da lista de convidados:
  8. Lixeira - Ela apresenta a numeração de convites que foram apagados. Eles ficam guardados. Para revelar esses convites, basta clicar no ícone da lixeira. Para que o convite retorne da lixeira para a lista de convidados, basta clicar no botão de “+” que aparece onde antes aparecia o “x”. Ao mudar, a contagem (numeração) de convites é atualizada instantaneamente.
  9. Remover Convite - Botão com “X” representa a ação de remover o convite da lista de convidados para a lixeira. Utilizado para desativar um convite. Pois quando ele é apertado, o convite fica inacessível. Caso um convite se tornou desnecessário antes do envio dos convites, tente reutilizá-lo para outros convidados. Basta sobrescrever os campos dos nomes, ciclos e quantidade de convidados.

Configurações

Na tela de Configurações você modifica o comportamento do seu evento. Agrupamos didaticamente as configurações em "Parâmetros", "Cidade e Datas" e "Senha". Discorremos a seguir cada um dos tópicos.

Parâmetros

Vejamos a seguir os parâmetros que constituem o comportamento individual do evento.

Nome do Evento (ou descrição curta)

O nome do evento serve para identificar o evento aos convidados. Este nome aparece também nas correspondências por e-mail ou Facebook. Aparece em vários outros lugares como por exemplo no aplicativo Verificador (check-in), no arquivo baixado de imagem do exibível, dentre outros locais.

Procure utilizar exemplos como:

URL/login do Evento

Você não pode modificar o login do evento. Ele vai ser o que você definiu na criação do evento. O login tem a função de localizar unicamente seu evento na Web. O endereço do evento sempre é no formato:

Você também utiliza o login para acessar o evento de posse da senha.

Categoria / Tipo Específico

Escolha qual categoria se enquadra melhor com seu evento.

A escolha serve somente para o aplicativo relacionar imagens e temas de convites referentes à categoria.

Escolha entre uma das categorias disponíveis.

Dentro de cada categoria você encontrará os mais prováveis tipos específicos de eventos. Escolha a que melhor se enquadra com seu evento. Caso não o encontre, deixe o campo sem preenchimento (desde que seu evento não seja vinculado a um profissional ou empresa parceira).

Anfitrião(ões)

É o nome da(s) pessoa(s) ou empresa que está promovendo o evento. Este nome aparece como remetente dos e-mails enviados aos convidados.

E-mail (Usuário)

E-mail para recuperar senha esquecida ou receber outros e-mails do aplicativo. Ele aparece como remetente dos e-mails enviados aos convidados. Os convidados ao responder os e-mails dos convites, responderão para o e-mail cadastrado. Ele não pode ser alterado. Será o e-mail que você definiu na criação do evento.

Complexidade

A complexidade de um evento pode ir de uma única página (site) com as informações do evento até um sofisticado conjunto de convites direcionados aos convidados para controle de confirmações de presenças (RSVP). Os convites direcionados podem ser apenas links direcionados com o pedido de confirmação, como também podem contar adicionalmente com a emissão de exibível QR-Code.

Vejamos a seguir as possibilidades relacionadas à sofisticação do evento no que se refere a direcionamento, pré-convite e exibíveis.

Nota Importante: Caso você queira convites direcionados sem a utilização do RSVP, basta desabilitar o recurso "RSVP online (confirmações)" na configuração do evento. No menu configurações, clique em APRIMORAR -> CONFIGURAR -> Desabilite o recurso.

Convidados Extra

Os dois campos indicam quantos adultos e crianças o convidado poderá incluir a mais que o definido pelo anfitrião na elaboração da lista de convidados.

Vejamos um exemplo:

Digamos que você configurou o evento com os seguintes parâmetros: "adultos: +1" e "crianças: +2". Se você enviar um convite para família que você definiu na lista de convidados com 2 adultos e 3 crianças, no momento da confirmação, o convidado poderá incluir até 3 adultos (ou seja: 2+1) e até 5 crianças (ou seja: 3+2).

Importante frisar: essa configuração não é individualizada, acontecerá, via de regra, para todos os convidados. No entanto, se você desejar individualizar a quantidade de convidados extra, vá até a lista de convidados e preencha a quantidade individualizada para adultos e crianças na coluna referente a "Convidados previstos". Se você informar a quantidade prevista (coluna laranja) maior que a informada no convite (coluna verde), será possível o convidado confirmar presença, no máximo, para a quantidade prevista por você na coluna laranja.

Posso reiniciar convites?

Quando você mantém este campo marcado em “configurações”, todos os convites que tiveram alguma atualização (seja envio, visualização, presença ou ausência) passam a contar com um novo botão.

Ao clicar, você reinicia o convite, retirando todas as ações já feitas nele. Ou seja, você deixa o convite zerado, sem momento de envio, sem visualizações e sem informação de presença/ausência.

É interessante manter este campo marcado somente enquanto você estiver realizando testes no seu convite. Após iniciar os envios pra valer, recomendamos que você desmarque o campo para que o botão suma e você não corra o risco de apertá-lo e remover por engano a situação real de algum convite.

Receber e-mail de notificação de atualizações

Mantendo este campo marcado, você receberá e-mail toda vez que um convite tiver confirmação de presença, informação de ausência ou se houver modificação da situação.

Se a informação de presença/ausência for feita pelo link administrativo do convite, pelo próprio anfitrião, não será enviado e-mail, uma vez que há ciência imediata do anfitrião a respeito da informação.

Cidade e Datas

As informações sobre cidade e datas do evento estão relacionadas. Vejamos a seguir.

Cidade onde acontece o evento

É necessário informar o local (cidade brasileira) onde o evento ocorrerá, pois o aplicativo necessita dessa informação para extrair fuso-horário e possível existência de horário de verão.

Ao digitar o nome da cidade, será apresentada, abaixo do campo, uma lista de sugestões que correspondem ao que foi digitado até o momento. Você poderá clicar sobre a sugestão desejada.

É necessário que a cidade escolhida esteja no mesmo formato sugerido na lista. Você pode digitar o nome completo oficial da cidade como sugerido, no entanto aconselhamos que digite apenas o início do nome até que o aplicativo sugira a cidade que você deseja selecionar.

Se o nome da sua cidade não for sugerido, provavelmente você digitou o nome da cidade incorretamente. Caso ainda assim, esteja digitando corretamente e não aparece sua cidade, escolha uma cidade com o mesmo fuso-horário da sua. Provavelmente sua cidade foi emancipada recentemente. Informe-nos.

Veja a seguir, através de alguns exemplos, o formato como o nome da cidade deve estar, para ser aceito pelo aplicativo. Nome oficial completo seguido de espaço em branco, hífen, espaço em branco e por fim, a sigla do estado.

O aplicativo não tem suporte a cidades estrangeiras.

Datas

O evento possui duas configurações de data/hora definidos no formato padrão "DD/MM/AAAA hh:mm".

Informe o horário no formato de 24h. Exemplos: 00:00, 15:10, 19:30, 23:59.

Informe os horários sempre baseado no fuso-horário da cidade onde ocorrerá o evento.

Os convidados de outras cidades entenderão, ao visualizar o convite, que os horários informados são os do local do evento.

Data/hora do início do evento

Esta data serve para informar no convite o momento que acontecerá o evento.

Esta data e horário podem ser alterados quantas vezes se desejar, no entanto não aconselhamos a mudança após iniciar o envio dos convites. A não ser que tenha havido um adiamento comunicado a todos os já convidados.

Data/hora de encerramento das confirmações

O período de confirmação de presenças/ausências encerrará na data e horário estabelecidos neste campo.

Senha de Acesso ao Evento

A senha permite ao anfitrião o acesso ao evento. Por questões de segurança a senha não pode ser qualquer texto digitado. Ao tentar salvar, o sistema acusará caso a senha seja fraca. Leia atenciosamente as instruções do erro apresentado caso a senha tenha sido negada. Atenção! Passe sua senha de acesso ao evento somente para pessoas de sua confiança, pois a senha permite acesso total ao evento (visualização e alteração).

Convite

Assim que você tenta montar seu convite pela primeira vez, percebe que o aplicativo apresenta um padrão de cores, fontes e imagens de acordo com a categoria do evento que você definiu na criação ou nas configurações.

Essas cores, fontes e imagens podem ser facilmente alteradas por você, de forma intuitiva. Apesar de fácil, recomendamos que contrate um profissional da área para criar a identidade visual do seu convite (mapa de cores, arquivos de imagens de planos-de-fundo, logotipos, tipografia etc.), ficando para você apenas a missão de escrever as informações do convite.

Esta nossa sugestão de intervenção profissional é exclusivamente para que seu convite seja agradável aos olhos dos convidados, contendo belos contrastes, imagens adequadas, cores harmoniosas e fontes legíveis.

Caso queira seguir nossa sugestão, vá para o tópico Adquirindo um Convite Profissional, caso contrário continue lendo e aprenda como você mesmo pode montar seu convite.

Montando seu Convite

Vejamos a seguir importantes informações para a montagem do convite:

Pré-Convite

Vejamos a seguir informações indicando as principais ferramentas e recursos disponíveis para preparação do pré-convite.

Template

Envie uma imagem PNG ou JPEG que se encaixe na proporção de 700 x 923 pixels. Não é necessário que a dimensão seja exatamente a mesma, apenas a proporção da dimensão deve ser equivalente. Caso contrário a imagem será recortada nas extremidades excedentes. Outra coisa importante de se salientar é que caso você envie uma imagem com dimensões inferiores à especificada (largura 700px e altura 923px), a imagem ficará serrilhada (por ter sido esticada para a dimensão final).

O recomendado é que o arquivo do template seja uma imagem que siga a identidade visual do convite e respeite os posicionamentos padronizado dos elementos emblemáticos, evitando que textos que serão gerados dinamicamente fiquem sobre os emblemas contidos na imagem.

Para saber quais os posicionamentos padronizados, baixe um dos modelos de templates (no local indicado na imagem a seguir) com as marcações dos elementos necessários para a produção do seu próprio template personalizado. Disponibilizamos modelos em padrões de cores escuras e claras que guiam o designer gráfico na fácil adaptação à identidade visual do evento.

Ao desenvolver o novo template do Pré-Convite, recomendamos que mantenha (ou personalize) um rodapé com o texto indicativo para que a pessoa acesse o link abaixo. Pois esse é um dos principais propósitos do Pré-Convite.

Cores (Texto e Sombra)

É possível definir que cor o texto e suas sombras terão no Pré-Convite. Observe que quando mudamos as cores imediatamente o exemplo do template já tem sua cor modificada. Porém, somente serão alteradas as cores dos textos dinâmicos, que são os textos dos destinatários no topo e a frase adicional no rodapé. Para alterar cor de textos escritos diretamente no template, será necessário editar o arquivo-fonte da imagem e reenviá-lo.

Atenção! Quando alteramos as cores no Pré-Convite, automaticamente estamos alterando também as cores que estão no cabeçalho do convite, no texto próximo ao logotipo que informa a contagem regressiva para o dia do evento (ou data do evento, dependendo do dia que é visto o convite). Esta vinculação ocorre por que se espera que o Pré-Convite e o Convite estejam padronizados com a mesma identidade visual.

Você também pode optar por não haver sombra escolhendo a opção sem cor (com um X dentro) na aquarela de cores a serem escolhidas. O designer gráfico também pode informar o código hexadecimal da cor em vez de escolher nas opções.

Saudação

A saudação que você escolhe irá iniciar o texto do destinatário localizado no topo de cada uma das imagens que serão criadas. A saudação também será aplicada no convite, se você escolher o tipo de destinatário menos formal.

Frase Adicional

Os dois campos dentro do item "Frase Adicional" são os textos que aparecerão dinamicamente, de acordo com a quantidade de convidados do convite. O primeiro campo é direcionado para o caso em que apenas uma pessoa é convidada no convite. O segundo é o caso onde duas ou mais pessoas são convidados no convite. Ao lado direito da imagem exemplificada do Pré-Convite, existem dois ícones que você pode clicar para ver como vai ficar o convite para cada um dos dois casos.

Quando você cria o evento, já deixamos dois textos preenchidos como exemplo, você pode alterá-los.

Se você desenvolver um Pré-Convite que não precise desses textos direcionados, apenas remova os textos dos dois campos.

Exemplo de Aplicação

Ao lado dos campos de informações e upload de arquivos, disponibilizamos uma imagem em tamanho próximo ao real que serve como exemplo para vermos como está ficando seu Pré-Convite, por isso você verá no topo dele um destinatário de exemplo como "Tio Fulano da Silva e família", justamente para que você entenda onde aparecerá o texto que você escreveu no campo "Destinatário" na tela de criação de sua lista de "Convidados".

Na imagem a seguir veja as medidas (em pixels) dos componentes do template. À direita temos as indicações dos botões que são utilizados para exemplificar aplicações em templates claros e escuros com os posicionamentos dos componentes. Logo mais abaixo temos os botões localizados mais abaixo para exemplificação das frases adicionais tanto no singular como no plural.

O Convite

Vejamos a seguir como utilizar as principais ferramentas e recursos disponíveis para preparação do convite propriamente dito.

Cores
Papéis de Parede

Como o convite pode ser visualizado por qualquer tipo de dispositivo, seja ele Computador, tablet, iPad, notebook, celular Android, Iphone etc. A infinidade de marcas, tecnologias e tamanhos de telas nos obriga a incluirmos mais de um tipo de papel de parede na elaboração do convite, pois somente assim todos os convidados terão uma experiência agradável ao visualizar o convite.

Veja a seguir as dimensões de cada um dos tipos de papéis de parede.

Tenha o cuidado para não esquecer de incluir os 2 padrões de papel de parede. Caso contrário, os convidados irão receber convites com identidades visuais diferentes uns dos outros, dependendo de qual dispositivo estiverem utilizando.

Logotipo

Faça upload (envio) do arquivo de imagem no formato PNG ou JPEG nas dimensões 500 x 180 (pixels). O logotipo é o principal emblema que identifica o evento. No caso de casamentos, por exemplo, é geralmente utilizada uma variação do monograma do casal. É interessante que no logotipo tenha dizeres que remetam ao evento, mas isto fica totalmente a critério do anfitrião e/ou do responsável pela identidade visual.

Contagem Regressiva (ou data)

No cabeçalho do convite, após o logotipo, vemos a informação de tempo relativo para o evento. Se faltar meses para o evento ou se já houver acontecido, será apresentada a data do evento, caso contrário, será apresentada a contagem regressiva de dias para o evento. Se falar um dia para um evento que ocorrerá 19:00 por exemplo, aparecerá: "amanhã às 19h". Se faltar 3 horas e 20 minutos para o evento, por exemplo, aparecerá: "Daqui a +/- 3 horas".

Destinatário (Formalidade)

Dependendo do grau de formalidade que seu evento exige, opte entres duas formas de exibir o destinatário do convite.

Veja na imagem que ao marcar/desmarcar o quadrinho localizado à esquerda do campo de destinatário, você consegue ver imediatamente um exemplo ilustrativo de como ficará. Veja que quando está desmarcado a foram é de cumprimento com a saudação escolhida no Pré-Convite. Caso contrário será apresentado um texto de tamanho menor iniciado por "Convite para ...".

Bloco Principal
Bloco de Informativos

Veja a seguir um exemplo de link de mapa incluído no convite.

Tipografia

Trata-se de qual fonte vai ser utilizada para cada um dos blocos determinados. Escolha a fonte e clique sobre o ícone que representa um "olho" para ver onde a fonte foi alterada.

Texto Principais

Os textos principais são os textos do Pré-Convite, do cabeçalho e primeiro bloco de textos do convite.

Fontes para Informativos

São os textos contidos no segundo bloco de textos do convite, onde encontram-se os informativos de data, endereço, recepção, exibíveis, traje, presentes etc.

Fonte para Texto Grande em Destaque

Somente estará disponível quando o texto central em destaque estiver sendo utilizado no convite.

Adquirindo um Convite Profissional

Qualquer profissional conhecido popularmente como "designer gráfico" está apto a produzir imagens, definir cores e fontes para seu convite. Graças à preocupação que tivemos em apresentar todas as especificações que o profissional necessitará para o desenvolvimento dos artefatos gráficos do convite.

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Contamos com uma Agência de Publicidade exclusiva para nossos clientes. A equipe de nossa agência é especializada em convites digitais do convite.in, com a vantagem de trabalhar exclusivamente com nosso material de campanha e com nossos clientes que buscam lindos convites online, inclusive vídeo-convites no estilo Save the Date. Por isso recomendamos a nossa agência para desenvolver a sua arte. No entanto, sinta-se à vontade para optar pelo que for melhor para seu caso.


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SAIBA MAIS visitando a Sessão Preços no nosso site.

Ou entre em contato conosco pelo nosso chat (disponível em horário comercial), localizado no canto inferior direito desta página. Se não estivermos online, envie-nos por e-mail: suporte@convite.in.

Presentes

Receba seus presentes em dinheiro de maneira prática e segura. E o melhor de tudo, a habilitação é totalmente GRÁTIS, sendo descontado apenas uma taxa administrativa média de 5,0% (*) sobre o valor do presente. Além disso, você terá uma transferência para a conta bancária gratuita por mês, independente do valor.

(*) 5,0% é a taxa estimada para presentes com valor médio de R$ 150,00. Está achando a taxa alta? Se você espera receber muitos presentes, podemos reduzir ainda mais a taxa, podemos chegar a uma taxa estimada de até 3,5% para presentes com o mesmo valor médio. Entre em contato conosco por um de nossos canais de atendimento para entender as condições. Para mais detalhes, vide o tópico “Taxas e Condições” mais adiante.

Para a habilitação da lista de presentes virtual você deverá conhecer e concordar com o item 7 dos Termos de Serviço e Privacidade.

Com a lista de presentes virtual você poderá cadastrar os presentes, definir o preço e a quantidade ou poderá selecionar presentes pré-cadastrados.

A cada nova compra, você receberá uma notificação por e-mail informando o presente recebido. Veja o exemplo a seguir:


Você poderá acompanhar todo o histórico de compras e liberação dos recursos em tempo real. Além disso, seus convidados poderão deixar mensagens de felicitações para você.

Acesse a Lista de Presentes deste convite de exemplo e entenda melhor como funciona. Busque pelo botão "Lista de Presentes".

Vantagens para o anfitrião:

Vantagens para o convidado: 


Taxas e Condições

No momento da compra de um presente, sobre o seu valor de venda à vista, serão descontadas as taxas administrativas que são compostas pela comissão de venda convite.in, que é 2% sobre valor pago, somada às tarifas bancárias do MOIP/Wirecard, que dependem do meio de pagamento:


Está achando alta a taxa?  Se você espera receber muitos presentes, podemos reduzir* nossa comissão de venda. Entre em contato conosco por um de nossos canais de atendimento para entender as condições e efetivação.

A redução da taxa não se aplica para os presentes já recebidos. Portanto, a redução será aplicada somente aos presentes recebidos após a efetivação da nova taxa.

O MOIP/Wirecard é o nosso intermediador financeiro, por isso você deverá conectar a sua conta MOIP/Wirecard ao convite.in para que seja possível receber e transferir o seu dinheiro para a sua conta bancária. Caso não possua, é bem simples fazer o cadastro. É online e você não pagará nada a mais por isso.

Para cada presente, o dinheiro estará liberado na sua conta MOIP/Wirecard em até 30 dias (corridos) da aprovação do pagamento, caso não haja contestação pelo comprador (convidado). 

Você terá uma transferência para a conta bancária gratuita por mês, independente do valor. As demais transferências (dentro do mesmo mês) custarão R$ 3,50 cada.

Gerência

Apesar de você não começar a preparação de seu evento pelo painel de Gerência, temos boas razões para que ela seja a página principal de seu evento. Pois mesmo antes de você terminar de montar sua lista de convidados, você começará a visitá-la para analisar informações como as estatísticas de convidados estimados por ciclos de relacionamento, por exemplo. Será inevitável também visitá-la para conferir como estão ficando os convites para cada convidado, mesmo antes de finalizar a identidade visual. E mesmo após terminar as duas etapas citadas (Convidados e Convite), você praticamente passará a acessar somente a Gerência durante as semanas que antecederão o evento.

Confira a seguir ações possíveis de serem realizadas no Painel de Gerência:

Entendendo o Painel de Gerência

Entenda o que há por trás de cada um dos componentes do Painel de Gerência.

Tabela de Totalizadores

Logo no topo do painel encontramos a tabela de totalizadores, demonstrando as quantidades segmentadas por adultos e crianças.

Vejamos a seguir o que significa cada uma das linhas numeradas na tabela:

  1. CONVIDADOS - Refere-se ao somatório dos valores preenchidos por você nos campos da coluna “Quantidade no convite” em Convidados. É a quantidade de pessoas (Adultos e Crianças) que você está disponibilizando em cada um dos convites.
  2. PREVISTOS - É a quantidade estimada de convidados que comparecerão ao evento com base nas expectativas que você informou nos campos da coluna “Quantidade Prevista” em Convidados. O cálculo considera a expectativa tanto dos que ainda não responderam o RSVP quanto dos que já responderam. Dessa forma, é zerado para os que informaram ausência e atualizado o número para os que confirmaram presença.
  3. CONFIRMADOS - É a soma exata de convidados que confirmaram presença. O somatório considera as quantidades de adultos e crianças que os convidados escolheram no momento da resposta da confirmação.

Buscando convidados por nome

Encontre convidados realizando pesquisa por nome (ou parte dele).

Quando digitar algo no campo de busca, será realizada uma filtragem com todos os convites que possuírem os mesmos caracteres digitados. Perceba na imagem acima que os totalizadores apresentam números, dentro de um círculo azul, que representam a quantidade encontrada em relação ao total. Conforme o exemplo, na busca por "Pedro", foram encontrados 2 (dois) convites que possuem um total de 5 (cinco) pessoas.

Filtrando por Ciclos/Grupos de convidados

É possível realizar filtragens por Ciclos/Grupos de convidados. Basta clicar sobre os ciclos desejados. Com isso, aparecerão somente os convites que fizerem parte de pelo menos um dos ciclos selecionados.

Note que o usuário rotulou seus convidados apenas com três etiquetas: "amigos", "família" e "trabalho". Na imagem vemos que ao clicar no rótulo "trabalho", o sistema demonstra que dos 219 adultos convidados, 68 são do trabalho e somente 18 confirmaram presença.

Observação: Você não é obrigado a classificar seus convidados em ciclos. Portanto, caso você não os rotule durante a montagem de sua lista de convidados, obviamente não aparecerá a opção do filtro nesta parte do painel.

Status dos convites

Vejamos a seguir todos os status possíveis de um convite:

As situações são apresentadas acompanhadas da quantidades total de convites de cada status. A seguir apresentamos em detalhes o significado de cada um dos status:

Os status se apresentam também nas cores dos convites listados na "Gerência". A imagem a seguir apresenta cada situação e sua respectiva cor:

A ordem que os convites são posicionados no painel é a mesma ilustrada na imagem acima. Os convidados posicionam-se na lista de acordo com a sua relevância. Entre os confirmados com presença, a lista apresentará primeiro sempre aqueles com maior quantidade de pessoas confirmadas. Você pode alterar a ordenação dos convites ativando o ícone de “Ordem Alfabética”.

Visualizando os Convites

Visualize o convite, em modo administrador, clicando no botão “VER”. Assim, ao acessar o convite você não incrementará a contagem de visualizações do convidado, tornando a gestão dos convites ainda mais eficaz.

Enviando e Monitorando

Primeiramente, você precisará montar sua lista de convidados ou solicitar a importação para que sejam listados os convites na "Gerência". É a partir dessa tela que você fará os envios dos convites e realizará o monitoramento. Por enquanto, você pode inserir alguns convidados em sua lista para ir testando. Para enviar um determinado convite, clica-se no botão “Enviar Convite” dentro do bloco de ações.

Ao clicar no botão “Enviar Convite”, será aberta uma nova tela para que você escolha a mídia social que deseja realizar o envio do respectivo convite.


Após Confirmações

Após o término das confirmações, ninguém poderá mais confirmar presença ou informar ausência. A não ser que você abra a opção de confirmação individualmente para um determinado convidado. É simples: se você já havia enviado, basta clicar sobre o botão que apresenta a rede social e data do último envio, para marcá-lo como reenviado naquele momento. Essa ação libera para o respectivo convite 24 horas para responder ao RSVP. Caso você nunca tenha enviado, basta enviá-lo. Pois mesmo após as confirmações encerradas, o sistema permite que convites enviados após o término do período de confirmações fiquem abertos durante as próximas 24 horas para confirmação (pelo anfitrião ou pelo convidado).

Após o Evento

Após o evento acontecer, confira cada registro de presença por convite. Basta clicar no ícone referente ao CHECK-IN.

App Check-in

A confirmação da presença faz com que o convite apresente um exibível digital em forma de QR-Code acompanhado de uma senha. O exibível deverá, a critério do anfitrião, ser apresentado na recepção do evento. Para a verificação do exibível, desenvolvemos um aplicativo para celulares equipados com o Sistema Android (em breve para iOS).

Iniciando o Check-in

Para iniciar a conferência de exibíveis, é preciso adquirir o Recurso Check-in. Ao habilitar, selecione a opção "Check-in", insira seu login (e-mail para perfis profissionais), informe a senha e aperte em INICIAR CHECK-IN.

Para realizar esse procedimento, será necessário ter sinal de internet para que o aplicativo possa realizar a importação da nuvem de todos os convites e seus respectivos status de confirmação. Ou seja, INICIAR CHECK-IN é também a IMPORTAÇÃO da lista de convidados para o dispositivo (celular ou tablet) no qual será feito o check-in. Uma vez importado, seu App poderá funcionar offline (sem internet). Ideal para eventos que ocorrem em zonas afastadas da cidade onde não possuem rede de internet disponível. É importante deixar para iniciar/importar apenas na véspera do evento, quando estiver certo que não haverá mais mudanças na lista. Pois esse procedimento é uma "fotografia" da lista naquele momento da importação.

Se você iniciou o check-in cedo demais, ou seja, se já importou antes que as confirmações fossem finalizadas e deseja importar novamente a lista mais atualizada. Será necessário finalizar o check-in sem realizar nenhuma sincronização e inicie novamente.

Tipos de Check-in

Escolha o tipo ideal para o seu evento, antes de realizar qualquer leitura de QR-Code. Após a sincronização do primeiro registro, não será mais permitido alterá-lo. Existem dois tipos de Check-in: Numérico e Nominal. O primeiro é baseado apenas na quantidade de pessoas que acessam o evento, o segundo, é focado nos nomes dos convidados, ou seja, além da quantidade, você saberá quem compareceu ao evento.

Numérico

Ideal para quem pretende ter o número preciso de convidados presentes. Sem atentar com rigor aos nomes. Check-in mais rápido.

Correção de registro numérico

Se o recepcionista errar o registro, é possível fazer a correção. Basta acessar o convite com erro através da busca pelo nome ou procurando em "registros". Ao encontrar o registro com erro, aperte sobre o nome para acessar e realize a correção subtraindo a quantidade excedida. Para realizar qualquer correção, é necessário adicionar uma nota com a justificativa, comentário ou observação da correção.

Nominal

Ideal para saber a quantidade total e os nomes dos convidados que acessaram o evento. O check é feito através da marcação do nome dos convidados. É considerado um Check-in mais seguro em relação ao numérico.

Correção de registro nominal

A correção de um registro nominal é muito simples. Busque pelo convidados nos registros e desmarque o check do nome que pretende corrigir. Essa ação ficará salva no histórico de registros.

Ações comuns aos dois tipos de check-in

Conferência de Exibível Digital

Tanto no Check-in Numérico como no Nominal, existem três formas de validar o acesso do convidado. Mesmo para os convidados que não possuírem o Exibível Digital.

Leitura do QR-Code

Essa é a forma mais rápida de registro. Basta apertar no botão que possua o ícone do código QR e apontar para o QR-Code na tela do celular do convidado. O App faz o escaneamento do código e revela o(s) nome(s) do(s) convidado(s) pertencente(s) ao convite do respectivo código.

Perceba que na tela de "Coletar Senha" (a primeira, da esquerda para direita, na imagem acima) possui uma opção de leitura de QR-Code ligando a luz do flash do celular. Servirá para a leitura de QR-Code impresso em papel e que a iluminação local não seja favorável.

ATENÇÃO: smartphones e tablets que não possuem câmera traseira, não são compatíveis com o App de check-in.

Busca por nome

A busca pelo nome do convidado é prática e funcional. Se o convidado apresentar dificuldades para encontrar a imagem do QR-Code no seu celular, ou o celular descarregar, ou se não possuir o Exibível, é possível realizar, rapidamente, uma busca pelo nome do convidado. Basta digitar uma parte do nome que é feita uma filtragem. Por exemplo, o convidado tem o nome "Gustavo", o recepcionista pode ganhar tempo digitando apenas "Gust" e conseguirá encontrar facilmente.

Perceba que o filtro é realizado para todos os nomes pertencentes ao convite. No exemplo acima, o recepcionista buscou por "gust" e apareceram dois convites. Um deles, aparentemente não possui esse convidado buscado, mas quando aperta-se no botão "+", é possível visualizar que um dos convidados possui dentro do seu nome a palavra buscada. Portanto, é importante que tenha essa prática de apertar nesse botão para conferir os demais convidados. Na tela de "Coletar senha" também é possível encontrar, na barra superior, a lupa de busca.

Coleta de senha

A última maneira de registro de acesso de convidados é através da senha contida no Exibível digital. Essa senha deve ser inserida na tela de "Coletar Senha". Perceba que existe um teclado com letras e um campo para senha. Deve-se pular os três primeiros caracteres e adicionar os demais. Aperte em OK para confirmar a senha.

O botão SPY (cor azul) serve para visualizar os caracteres ocultos.

Apagar registro

Esse procedimento é possível somente se não houver ocorrido a sincronização dos registros que se pretende apagar. Essa prática é ideal para realização de testes antes do dia do evento, pois não afetará o resultado final do check-in. O número que aparece entre parênteses, dentro do botão APAGAR REGISTROS, se refere a quantidade de registros sem sincronização.

A correção é contabilizada como um novo registro. Ele aparecerá listado em "Registros" e na lista de convidados, o número será atualizado assim como a quantidade de registros. No exemplo apresentado nas imagens, aparecerá 2X. Isso significa que é a somatória do primeiro registro mais o registro de correção.

Consultar Ciclos/Grupos de convidados e mesas

Consulte os ciclos do convidado apertando em "+" quando estiver na lista ou no retângulo cinza no momento do registro. Ideal para realizar, a partir da recepção, o direcionamento para mesa e identificar o ciclo de amizade ou parentesco dos convidados.

Sincronização

Esse procedimento envia para a nuvem as atualizações locais do smartphone/tablet e o aparelho recebe as atualizações que estiverem na nuvem de volta. Ou seja, os dois lados ganham atualização e ficam sincronizados. Essa ação necessita de sinal de internet e não ocorre de forma automática. O recepcionista deve realizar esse procedimento. Basta apertar no ícone e em milésimos de segundo a sincronia estará feita.

Essa prática é ideal para recepção com aparelhos realizando check-ins simultaneamente.

Aparelhos simultâneos

É possível realizar check-ins em um ou mais aparelhos simultaneamente. Viável para eventos com uma grande demanda de convidados. Por exemplo, um casamento onde possa ocorrer um fluxo grande no acesso de pessoas, será extremamente necessário dois ou mais aparelhos realizando essa verificação. Por exemplo, um casamento onde a cerimônia e recepção acontecem em locais diferentes. Quando a cerimônia encerra, os convidados chegarão praticamente juntos na recepção. Esse é um momento de grande demanda. Recomendamos que utilize mais de um aparelho para eventos com mais de 150 convidados.

Convidados

Os convidados aparecerão listados em ordem alfabética e cada um terá uma cor conforme o status de confirmação.

Cores dos status
Cores dos números de registro
Convidados Extra

É possível adicionar novos convidados, no momento do registro, vinculado a um convidado que possuir nome na lista. Atenção: só faça isso se o anfitrião permitir a entrada de pessoas sem nome na lista e faça a vinculação somente se a pessoa for acompanhante do convidado. No Check-in Numérico, incremente o número com a quantidade extra e adicione as informações necessárias em "Notas". No Nominal, adicione o nome do convidado extra no campo referente a acompanhante.

Para pessoas que chegarem sem companhia de convidados com nome na lista, se for permitida a entrada, o ideal que seja adicionado o registro no convidado chamado "*CONVIDADO EXTRA". É possível adicionar esse convidado na lista de convidados. Importante usar o asterisco antes para que este "convidado" apareça como o primeiro nome na listagem e assim facilitar no registro. Portanto, todo convidado que não possuir nome na lista e chegar desacompanhado, adicione o nome em "*CONVIDADO EXTRA" e no final dos registros, teremos um acumulado de todos os nomes extras.

Registros

Acesse "Registros" no menu e confira na ordem cronológica, do último para o primeiro, os registros realizados. Ou seja, o último registro apresenta-se no topo da listagem. É possível constatar o horário do registro, quantidade de pessoas confirmadas, código do convite e status de sincronização.

Quando o retângulo com número estiver na cor verde, significa que foi registrada a entrada de convidado e o número se refere a quantidade.

Quando estiver na cor vermelha, houve um registro de correção com a quantidade subtraída.

O último retângulo, da esquerda para direita, mostra o status de sincronização. Quando consta "enviado", significa que o registro foi do respectivo aparelho e já houve sincronia. Se ele aparecer azul e uma sequência de números e letras, significa que foi sincronizado por outro aparelho e essa sequência é o código identificador do aparelho.

Quando esse retângulo aparecer laranja com o nome "Local", significa que o registro está apenas no aparelho e não houve sincronização. Ou seja, não foi atualizado na nuvem.

Sobre o Evento

Acesse "Sobre o Evento" no menu e confira um resumo das informações e estatísticas do evento. É interessante o seu constante acesso nos intervalos dos check-ins para constatar a parcial da quantidade de convidados presentes e quantos previstos para chegar.

Boas práticas para o recepcionista

Suporte

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