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Convite digital ou convite impresso, qual a melhor opção?

Já faz algum tempo que coordeno o atendimento do convite.in e frequentemente recebo questionamentos sobre até que ponto é interessante utilizar os convites digitais ao invés dos impressos. Pensando nisso e para esclarecer algumas dúvidas decidi escrever esse post.

Quando precisamos organizar uma festa social, uma das primeiras coisas que devemos fazer é a bendita lista de convidados. Diga-se de passagem, não é uma tarefa nada fácil. Se for para casamento, você e o seu companheiro(a) deverão chegar a consensos o tempo inteiro, mas enfim, isso é assunto para um próximo post. Vamos focar!

Nesse processo, muitas dúvidas irão surgir sobre os convites, por exemplo:

“Será que consigo entregar o convite a tempo para todos os convidados?”

“Será se devo gastar tanto dinheiro com convite impresso se afinal o que importa é a festa? Sem falar que a grande maioria dos convidados irão jogar o meu convite fora.”

“Devo realmente fazer convites impressos e encaminhar para todos em mãos, ou devo convidá-los utilizando as redes sociais? Até que ponto fica deselegante convidar as pessoas pelo Facebook ou WhatsApp? Elas se sentirão menos importante?”

Estamos vivendo uma transição de costumes e hábitos. Muito evidente. Até pouco tempo atrás, era comum enviarmos cartas para os nossos parentes. Hoje, enviamos um “Zap” ou um E-mail. Antes, chamávamos um Táxi. Agora, vamos de Uber. São novas tendências de comportamento que devem ser levadas em consideração.

Com essa evolução tecnológica, passamos a ter acesso quase ilimitado à internet, principalmente através dos Smartphones e Tablet. Somos cada vez mais dependentes desses devices. Ou vai me dizer que não? Você consegue sair de casa sem o seu celular e ficar tranquilo? Somos dependentes tecnológicos. Até que ponto isso é prejudicial, eu não sei. O fato é que essa é a nova realidade da sociedade em que vivemos.

Muita gente já se acostumou a resolver tudo pela internet e de forma instantânea, o que é muito bom, mas quando o assunto é o convite do seu casamento, formatura, 15 anos, aniversário, etc, precisamos analisar alguns pontos relevantes para acertar na escolha.

O convite digital serve para qualquer tipo de evento? Afinal, para qual ocasião é o mais apropriado?

Não há certo ou errado entre o convite físico ou digital, mas a escolha deve ser definida conforme os perfis de convidados. Em muitos casos, para agradar a todos é possível mesclar as duas opções de convite.

É importante saber que para qualquer tipo de convite, há uma regra básica que vale desde o Chá de Bebê até o mais luxuoso Casamento.

O CONVITE É COMO UM CARTÃO DE VISITAS QUE RETRATA E ANTECIPA COMO SERÁ O SEU EVENTO. DEVE TRANSMITIR SUA MENSAGEM E GERAR EXPECTATIVA NOS CONVIDADOS.

Quanto mais envolvente o seu convite, mais atenção e engajamento você terá dos seus convidados. Por isso, é muito importante atentar aos detalhes na elaboração do seu convite. É importante que siga a mesma identidade visual do evento, seja ele impresso ou digital. Paleta de cores, tipografia, imagens, estilo, etc.

Finalmente, a hora decisiva da escolha entre digital ou impresso. Considere 3 pontos relevantes para tomar a sua decisão:

 

  • Tempo

 

Faça uma análise se você terá realmente tempo disponível para entregar todos os convites impressos. Se você pretende manter o tradicionalismo, é importante que esse convite seja entregue pessoalmente. Mas coloque na balança a quantidade de dias que antecedem o evento e tudo que você ainda tem para resolver. Dependendo do tamanho da sua cidade, distância entre as casas dos convidados e o nível de intimidade. Você irá conseguir entregar de um a três convites por dia. Provavelmente, a cada visita, surgirá o convite para tomar um chá, café e colocar os papos em dia. Pode ter certeza, isso custará muito do seu tempo.

Priorize os amigos e familiares mais próximos ou entregue os convites impressos apenas para eles. Sendo assim, os demais convidados receberão somente os digitais. De preferência, do convite.in, pois não deixam a desejar em qualidade, modernidade e sofisticação. Além de proporcionar uma grande economia de tempo. Pela nossa experiência, costumamos recomendar para os noivos e anfitriões em geral, que pretendem manter o tradicional, para optar em unir os dois. Tem dado super certo e a aceitação tem sido muito grande, tanto dos anfitriões quanto dos convidados.

Uma das vantagens em utilizar o convite.in é a possibilidade do digital não impedir a existência do convite físico. Os dois coexistem muito bem. Quando usado assim, o impresso deve acompanhar uma Tag com instruções de acesso ao convite digital, para que seja possível o convidado realizar a confirmação de presença e salvar o seu Exibível QR-Code para apresentar no check-in na recepção do evento diretamente da tela do celular. Confira o vídeo do Check-in sendo realizado.

Entenda mais sobre esse recurso.

 

  • Perfil dos convidados

 

Se seus convidados forem mais formais e não habituados com tecnologia, opte pela entrega do convite impresso, caso contrário, o convite digital enviado por Whatsapp é um sucesso entre os mais jovens e antenados. A união dos dois formatos cai super bem.

Por exemplo, para os convidados mais idosos que não possuem smartphone, você terá que entregar o convite físico. Em muitos casos, esse perfil de convidado, considera-se convidado somente se receber em mãos o convite. Fique atento a isso.

Mas lembre-se,  os convites digitais convite.in são únicos e possuem o nome de cada convidado. Com isso, esse problema é muitas vezes sanado e os convidados realmente sentem-se convidados. Assim, todos acabam cedendo à inovação, cabendo a você avaliar o perfil de cada um dos seus convidados.

 

  • Orçamento

 

Faça a escolha que te traga maior custo benefício de acordo com os 2 itens anteriores. Mas é preciso deixar claro que o preço do convite impresso pode variar bastante. Dependerá da empresa que contratar, tipo de papel, material para acabamento, etc. Para convites de casamento, o preço médio é de R$ 10,00, a unidade, podendo chegar a mais de R$ 20,00. Portanto, para uma lista com 200 convidados, por exemplo, será preciso a produção de aproximadamente 67 convites. Com esse preço médio, o gasto total com convites impressos chegará ao valor de R$ 670,00, sem contar o combustível gasto no deslocamento para entregar cada um dos convites.

Considerando esse mesmo exemplo. A contratação do pacote glamour do convite.in, ideal para casamentos, custa apenas R$ 149,90. Paga-se apenas uma vez por evento, independentemente da quantidade de convidados. Você terá não só um convite digital, mas um sistema eficiente de RSVP.

Com esse pacote você terá direito a uma arte profissional, poderá adicionar quantas fotos quiser no álbum, relatórios, lembretes via SMS e o nosso exclusivo aplicativo de Check-in. Além de poder adicionar quantos convidados quiser e editar livremente. Essa flexibilidade é fundamental para gerenciar com maior eficiência e otimizar o seu gasto. A medida que ausências forem informadas, você poderá adicionar livremente novos convidados e enviar esses convites sem custo adicional.

Veja um exemplo de convite e entenda melhor o funcionamento. Acesse o convite completo, confirme presença para conferir o QR-Code sendo gerado.

Em resumo, os convites digitais do convite.in lhe proporcionarão:

  • RSVP eficiente que ajudará na organização da festa;
  • Envio rápido e prático através das redes sociais para os convidados que moram em outra cidade ou País;
  • Lista de convidados flexível;
  • Economia de dinheiro com impressão de convites;
  • Economia de tempo e combustível;
  • Ecologicamente correto.

Portanto, com todos os benefícios do convite.in fica fácil escolher entre o convite físico e o digital.

Faça já a sua escolha e opte pelos convites digitais convite.in. O que você está esperando para aderir a esta tendência? Crie gratuitamente o seu evento em convite.in/comecar. 

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Como evitar a entrada de penetras na sua festa?

Já imaginou o transtorno que pode ocorrer caso a festa que você planejou para 100 convidados comparecerem 150? A primeira coisa que você se pergunta é: de onde surgiram tantas pessoas?

Primeiramente, temos que saber que esses são os famosos ‘penetras’, que são aquelas pessoas que se ‘infiltram’ nas festas e muitas vezes passam despercebidas até mesmo para o anfitrião mais atento.

Os ‘penetras’, geralmente, são trazidos por outros convidados. Por exemplo, você convida um irmão e a esposa para a festa, aí ele acha que pode levar a sogra. Ou então, aquela tia que gostaria de levar a vizinha para fazer companhia na festa.

Mas imagina só o problema, se você esperava apenas 100 pessoas para a festa, com certeza fez o cálculo das mesas e cadeiras e dos comes e bebes baseado nesta quantidade e no tempo de duração que você programou para a festa, certo?

Aí que começa a aparecer os problemas, com uma quantidade de convidados superior ao planejado, começa a faltar comida, bebida, lembrancinhas, mesa e cadeira para seus convidados, além da festa ter que terminar antes do previsto.

Além dos penetras trazidos por amigos ou familiares, poderá aparecer na sua festa o penetra desconhecido. Drunk Fail GIF

O grande perigo desse tipo de penetra é que não sabemos a sua real intenção, às vezes ele só quer curtir uma música ou comer e beber a custa do anfitrião, mas em outras situações pode furtar e causar grande confusão no evento.

Se você já passou por alguma dessas situações, entende bem o que estou falando.

Todos sabemos que a realização de uma festa, pelos mais variados motivos, seja ele casamento, formatura, noivado ou até aniversários,  exige uma certa organização financeira, e, por muitas vezes, sacrificamos outros desejos para realizar a tão sonhada comemoração.

Então, tudo tem que sair como o planejado para que cada centavo investido na festa seja recompensado pela felicidade proporcionada naquele momento.

Dessa forma, tentando solucionar esse grande transtorno para os anfitriões, os assessores de eventos sempre recomendam a utilização de convites individuais e lista de convidados na recepção do evento, sendo consenso que essa é a melhor forma para solucionar esse problema.

No entanto, com a utilização desses dois instrumentos aparecem outros problemas que devem ser muito bem ponderados, que são: a possibilidade de falsificação do convite individual, não solucionando o problema dos penetras, e  a demora na conferência do nome na lista de convidados, gerando grandes filas na recepção do evento.

Assim, pensando nessas dificuldades, o convite.in consegue solucionar todos esses problemas de uma forma única e inovadora!

aplauso de pé aplausos GIF

O exibível digital QR-Code do convite.in tem o papel de  substituir os convites individuais, e somente os convidados que confirmarem presença terão o exibível. Por possuir um QR-Code único por convite, o exibível digital do convite.in dificulta a falsificação do mesmo, trazendo segurança e modernidade ao seu evento.

Com o check-in do convite.in você dará adeus a lista impressa de convidados. O check-in é realizado pelo app verificador de exibível do convite.in, disponível na Play Store (em breve para iOS), que proporciona agilidade na identificação dos convidados na recepção do evento, pois realiza escaneamento do exibível QR-Code do convidado em fração de segundos, evitando a formação de filas  no acesso à sua festa.

Veja no vídeo a seguir um exemplo real de check-in dos convidados:

E então? Gostou da dica? Se você vai organizar uma festa, corra e faça agora mesmo o seu convite.in.

Vai casar? Recomendamos a leitura do artigo “Você sabe quantos convidados estarão na sua festa de casamento?”.

Você é profissional e tem interesse na ferramenta? Torne-se um profissional credenciado convite.in. Agende aqui um horário conosco.

Já passou por algo assim ou conhece alguém que teve a festa invadida por vários penetras? Deixe nos comentários 😉

 

 

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Noivei! e agora? Por onde começo?

Após realizar o sonho do noivado, é chegada a hora de começar os preparativos para o dia do casamento. Mas muitas noivas se perguntam: “Por onde devo começar?

É muito comum as noivas não saberem por onde iniciar o planejamento da sua festa. É até compreensível, pois a organização de um casamento é uma tarefa bem exigente e que deve ser realizada com toda antecedência possível para que o seu sonho não se torne um pesadelo.

As assessoras e sites especializados em casamento elencam várias atividades como prioritárias para se iniciar a organização de um casamento, como, por exemplo:

  • Definição do orçamento;
  • Escolha da data e local do evento;
  • Definição do formato da sua cerimônia e festa;
  • Elaboração do checklist;
  • Lista dos (possíveis) convidados.

Sabemos da importância de cada item acima, no entanto, destacamos como sendo a prioridade número “um” a elaboração da lista de convidados. Mostrarei várias razões e, assim, você irá concordar comigo.

Então, vamos lá!

Primeiramente, é partir dela que você terá uma noção do tamanho do casamento e, assim, poderá definir o orçamento do seu sonho e que caiba no seu bolso, pois não será agradável iniciar a vida de casados com contas acumuladas, né?

É importante ficar bem claro que os itens mais caros da organização de um casamento variam de acordo com a quantidade de convidados, refletindo no número de itens como docinhos, bem casados, lembrancinhas, quantidade de convites impressos, comida, bebida, mesas, cadeiras, pratos, copos, taças, talheres, número de garçons, seguranças, recepcionistas e, até mesmo, o custo com a decoração da igreja e da recepção.

Além disso, como definir um local do evento se você não tiver uma idéia do tamanho da sua lista de convidados? Imagina só a aflição que você poderá passar caso você reserve uma igreja para cem pessoas e, após a elaboração minuciosa da lista, você percebe que estimou errado o número de convidados, e que, na verdade, você deveria ter reservado um espaço para duzentos convidados. Dá um frio na barriga só de imaginar! Com isso, você terá que procurar, urgentemente, outro local para o seu casamento, correndo o risco de não encontrar, pois nas grandes cidades as principais igrejas são muito concorridas, sendo reservadas com até 1 (um) ano de antecedência, o mesmo ocorre com os buffet. É por isso que a segunda pergunta que mais os fornecedores fazem às noivas é sobre a quantidade de convidados, perdendo apenas para a data do evento.

Claro que essa lista ainda não será a definitiva do casamento, pois ao longo do processo de organização você irá refletir muito sobre cada convidado e sobre quem convidar ou não.

 

Aliás, fazer uma lista de convidados é o passo inicial para se realizar uma confirmação de presença eficiente, de modo que a quantidade de pessoas seja a mais próxima do real e, assim, sua festa não terá desperdício e os serviços não serão prejudicados.

E então? Gostou da dica? Se você já noivou, corra e faça agora mesmo a sua lista de convidados.

Para auxiliá-los nessa atividade, recomendamos a utilização da lista de convidados do convite.in, um sistema de confirmação de presença com geração de exibíveis digitais (QR-Code) que permitirá a realização do check-in dos convidados na recepção do evento, permitindo determinar com precisão quantos convidados irão para a sua festa.

Recomendamos a leitura do artigo “Você sabe quantos convidados estarão na sua festa de casamento?”.

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Você sabe quantos convidados estarão na sua festa de casamento?

Saber quantos convidados comparecerão no seu casamento é uma informação essencial para o planejamento do evento. Não estou falando de quantas pessoas foram convidadas e sim de quantos efetivamente irão ao seu casamento.

Possuir com antecedência essa informação é crucial para o planejamento da festa, pois é com base no número de pessoas que irão comparecer ao evento que deve ser calculado diversos gastos da festa, como lembrancinhas, bebidas, distribuição das mesas e cadeiras, local da cerimônia e, principalmente, por se tratar de um dos itens mais caros da festa, o buffet.

Você já imaginou como seria sua festa se não comparecessem boa parte daquelas pessoas que você convidou com tanto carinho? E o desperdício que você teria? Dá uma tristeza só de imaginar! Sobra lembrancinhas, comida estraga e bebida é desperdiçada, sem contar o gasto excessivo com o buffet.

Imagine só essa situação, você contrata um buffet para 120 convidados por R$ 200,00 por pessoa, mas comparecem apenas 90 convidados, 30 a menos do que o previsto, surpreendentemente, você terá um prejuízo de R$ 6.000,00, que poderia ser utilizado na lua de mel ou para comprar o mobiliário da sua casa nova.

Segundo cerimonialistas, o medo dos convidados não comparecerem estão entre os cinco maiores medos de toda noiva. Por isso, é essencial a realização de uma confirmação de presença ou RSVP (expressão francesa que significa “responda por favor”) de forma eficiente, ou seja, que lhe diga com precisão quantos convidados comparecerão ao seu casamento.

Existem duas modalidades tradicionais de RSVP, o passivo e o ativo. O RSVP passivo é aquele em que o anfitrião aguarda o contato dos convidados (nesse caso, a forma de contato fica bem visível no convite, sendo disponibilizado um telefone ou algum site de casamento solicitando a confirmação), enquanto que o RSVP ativo é aquele em que o assessor envia mensagem ou liga para as pessoas.

Ocorre que essas duas modalidades permitem que os convidados, mesmo os que não confirmaram presença, acessem o evento, pois recebem o convite juntamente com o convite individual, também chamado em algumas regiões de exibível ou convitinho, que serve como o ingresso da sua festa, fazendo com que as pessoas não se interessem em confirmar presença pois  sabem que somente serão impedidas de acessar o evento se não apresentarem o convite individual. Fora a ineficácia dessas confirmações de presença, o serviço tem um elevado custo e nem sempre o assessor/cerimonial oferece tais serviços, pois, muitas vezes, os convidados, por não terem o costume da confirmação da presença, respondem com palavras ofensivas, sendo constrangedor para o cerimonial a realização de tais ligações.

Assim, o convite.in traz uma solução inteligente e inovadora, invertendo  a ordem tradicional da forma de convidar, de modo que os convites individuais não são disponibilizados no momento da entrega do convite. Apenas com a confirmação da presença é que o convidado terá os ‘Exibíveis QR-Code’, que substitui os convites individuais, e, assim, ele percebe de imediato que somente terá acesso ao evento se confirmar a presença. Além disso, a plataforma convite.in permite o envio de lembretes periódicos por SMS e/ou e-mail, informando a data limite para confirmação da presença.

É por isso, e muito mais, que nós sabemos quantos convidados estarão na sua festa de casamento!

 

Conheça mais em convite.in/glamour ou com nossos profissionais credenciados.

Você é profissional e tem interesse na ferramenta? Fale conosco! Veja nossos contatos em convite.in/contato

Já passou por algo assim ou conhece alguém que perdeu muito dinheiro com a festa de casamento? Deixe nos comentários 😉