A crise global provocada pelo novo Coronavírus (Covid-19) vem mudando não somente nossos sistemas de saúde, mas também nossos modelos econômicos, nossos programas de política pública, os processos culturais e, sobretudo, a maneira em que nos relacionamos.

O isolamento social é uma das medidas preventivas para conter a aglomeração de pessoas e, assim, evitar a proliferação rápida dessa doença. Com isso, as pessoas aderiram soluções alternativas para contornar essa situação.

Os shows passaram a ser transmitidos através de lives em plataformas de streaming, os encontros de amigos foram garantidos por chamadas de vídeo, novos hábitos e costumes surgiram, o que passamos a chamar de “novo normal”. Mas pra falar a verdade, cada um de nós sente falta mesmo é daquele velho normal. Não é verdade?

Diante de tantas mudanças, sempre fazemos a pergunta: “Quais resquícios ficarão? Que tipo de mundo habitaremos quando essa tempestade passar? Voltaremos a apertar as mãos? Alguém com tosse será uma pessoa bem-vinda em uma festa? Haverá a verificação da temperatura de todos os convidados na entrada do evento?” Enfim, são muitas dúvidas e incertezas.

Nesses meses de quarentena tem acontecido uma grande revolução digital. Para solucionar várias necessidades humanas, só foi possível através do uso da tecnologia. Pessoas que não tinham o costume de comprar online, passaram a comprar, os pedidos de delivery bombaram nesse tempo, as reuniões remotas se mostraram muito eficientes e se tornaram algo comum. Com certeza, o papel da tecnologia tem sido decisivo para o enfrentamento dessa pandemia e é certo dizer que teremos consequências positivas nesse quesito no pós-pandemia.

Com a retomada gradual dos eventos, o processo de organização também sofreu mudanças. Depois de tantos eventos cancelados com a chegada dessa crise mundial, organizadores e anfitriões estão prezando cada vez mais pelas alternativas que viabilizem a flexibilidade de mudanças rápidas do evento, como local e data. 

Tenho visto isso acontecer com frequência na contratação de recursos e serviços da plataforma convite.in. A maioria dos clientes perguntam se é possível, caso necessário, a mudança da data do evento mesmo depois de cadastrado no site. Nossa resposta é sempre “Sim”, é possível. Portanto, todo produto ou serviço prestado que garanta essa segurança e flexibilidade para o cliente terá vantagens competitivas em relação aos concorrentes.

Dentre diversos produtos e serviços oferecidos para a realização de um evento social, acredito que a adoção de convites digitais é uma excelente alternativa que oferece grandes benefícios e atende perfeitamente nossa nova realidade. Listei aqui somente algumas das inúmeras vantagens:

1. Facilidade para enviar os convites. Por ser digital, é possível enviá-lo através das redes sociais. Tudo online, sem sair de casa, e sem perder o Glamour no ato de convidar. Isso gera muita economia de tempo e dinheiro para o anfitrião;
2. A grande aceitação das pessoas em relação a esse novo formato de convite. Essa grande revolução digital acelerada pela COVID-19, tornou as pessoas mais adeptas a essa realidade tecnológica. Basta reparar, por exemplo, a quantidade de idosos que aderiram a utilização do WhatsApp, que passaram a utilizar as ligações de vídeo e entraram nas redes sociais. A população ficou mais “antenada”. Portanto, a aceitação ficou maior;
3. Flexibilidade para mudanças. Diferente dos convites físicos, o digital proporciona ao organizador a possibilidade de alterar a data do evento, local e demais informações com extrema facilidade, além da praticidade de reenviar esses convites quantas vezes for necessário;
4. Lista de convidados ajustável. O anfitrião consegue acompanhar em tempo real as confirmações de presença e editar a qualquer momento a lista de pessoas aguardadas no evento. Dessa forma, é possível otimizar os gastos do evento adaptando para a demanda realmente esperada. É uma conscientização que preza a sustentabilidade ao pensar no consumo consciente que visa evitar desperdícios.

Para que você possa entender melhor, confira um exemplo de convite digital e veja como funciona. Acesse o convite completo, confirme presença para conferir o QR-Code sendo gerado. Esse código será o convite individual dos respectivos convidados para terem acesso ao evento. Depois das famosas Lives que aconteceram durante a quarentena, esse tal de “QR-Code” ficou bastante conhecido, pois era figura carimbada no canto da tela de cada nova transmissão. Se você ainda não sabe do que eu estou falando, são aqueles códigos formados por um aglomerado de quadradinhos preto e branco. Imagine ter isso no seu evento. Chique, não é? Confira aqui o vídeo que mostra o nosso Aplicativo de Check-in lendo os QR-Codes dos convidados na recepção de alguns eventos.

Saiba mais sobre os convites digitais da plataforma convite.in e fique atualizado com essa tendência. Acesse o site convite.in e  cadastre gratuitamente o seu evento.

Ao longo desses 4 anos trabalhando e estudando o mercado de casamentos e demais eventos sociais, percebi, primeiramente, que mesmo diante de uma forte crise econômica, o mercado se mantém bastante aquecido. Segundo a pesquisa mais recente realizada pelo Instituto Data Popular e a Associação Brasileira de Eventos Sociais (ABRAFESTA), o ramo de casamento registrou aumento de 25% em 2017 (pesquisa mais recente).

O que se pode observar é que, mesmo com a turbulência financeira no país, o setor é um dos que mais movimenta a economia brasileira, já que os noivos têm adaptado o orçamento de acordo com as circunstâncias. Isso acaba provocando ajustes nos formatos dos eventos e serviços prestados. Percebemos isso, através do crescimento contínuo dos casamentos no formato “Miniwedding”, por exemplo. Os noivos mantém a tradição de celebrar a união, em um formato minimalista. De fato, o brasileiro é um povo muito festeiro e sempre dará um jeito de comemorar os momentos felizes.

 

Segundo pesquisa da ABRAFESTA, 50% dos casais gastam mais do que o valor previsto inicialmente. O ideal é ter um planejamento para organizar o orçamento e o quanto poderá ser gasto em cada fase do projeto de casamento. Diante desse cenário de desordem, muitos buscam incessantemente enxugar os custos. Muitas vezes, por falta de orientação e conhecimento, cortam da lista dos serviços contratados, itens fundamentais para o sucesso e eficiência do evento. Cito um grande exemplo, que é comum ser dispensado do serviço de assessoria. O chamado “RSVP Ativo”.

Essa sigla “RSVP” vem de uma expressão francesa “Répondez S’il Vous Plait” que em português significa “Responda Por Favor“. É muito comum ver essa sigla em convites para eventos como casamento, onde a confirmação da presença é essencial. É usada para solicitar a confirmação, ou não, da presença do convidado para um evento, podendo significar “Favor Confirmar Presença”.

A sigla RSVP costuma ser impressa no final dos convites, para alguns eventos, seguida do telefone ou e-mail da empresa responsável pela organização do evento, com a finalidade de abrir o caminho para o convidado confirmar sua presença. O número de convidados confirmados vai orientar a empresa responsável pela organização da festa a fazer o planejamento adequado da quantidade de mesas, comidas, bebidas, espaço físico, lembrancinhas, etc.

Porém, é importante salientar que existem diferentes tipos de RSVP. Esse, apresentado acima, onde a solicitação aparece impressa no convite, é o que chamamos de RSVP “Passivo” ou “Receptivo”. Ou seja, é aquele que a empresa responsável aguarda os convidados responderem. Muitos profissionais oferecem somente esse tipo de RSVP. O que muitos acabam não revelando para o cliente, é sobre a ineficiência desse método. Isso acontece porque, o brasileiro, em sua maioria, não possui o hábito de responder, espontaneamente, o RSVP. Ocorre por diversos fatores. Mas não vamos entrar nessas questões. A intenção aqui é apresentar a fragilidade do RSVP quando praticado apenas dessa forma. Na minha opinião, é o mesmo que não fazer. Acredito que isso acaba gerando ainda mais confusão e dúvidas. É praticamente um “tiro às cegas” na tentativa de desvendar quem vai para o evento.

A seguir, apresento os 3 principais motivos pelos quais os noivos (ou demais anfitriões) não contratam o serviço completo de RSVP:

1 ) Elevado custo financeiro para o cliente

Falta de conscientização do cliente sobre a importância do “RSVP Completo”

O que, de fato, funciona em se tratando de confirmações de presença, é a execução do “RSVP Completo”. Ou seja, quando implementado o RSVP “Passivo” aliado com o “Ativo”. Só podemos considerar que uma Empresa oferece esse tipo de serviço quando ela pratica as duas modalidades.

O “Ativo” é feito por uma empresa especializada que entra em contato com os convidados, geralmente, por ligação telefônica para realizar a confirmação. Mas isso pode custar uma boa grana tanto para o contratante quanto para o contratado. Esse é o primeiro motivo pelo qual os clientes não contratam esse serviço.

2) Falta de conscientização do cliente sobre a importância do “RSVP Completo”

 

O segundo motivo é a falta de conhecimento do cliente sobre a importância de saber a quantidade de convidados que estarão na festa. O anfitrião, por ser leigo, acredita inocentemente que todos os seus convidados comparecerão. Sabemos que tudo pode acontecer. Desde uma sublotação até uma superlotação. Nas duas situações, os transtornos são garantidos. Na primeira, o anfitrião ficará profundamente decepcionado com a falta de consideração daqueles que não compareceram, sem se quer ter avisado. O que é muito comum quando não existe RSVP Ativo. Se o anfitrião soubesse antes, poderia convidar outras pessoas no lugar ou reajustar sua festa para a nova quantidade prevista. Logo concluímos que RSVP é algo muito sério e imprescindível na organização e planejamento de qualquer tipo de evento social.

Quem trabalha com assessoria tem como função auxiliar seus clientes nas tomadas de decisões, prestar as informações necessárias e apontar o melhor caminho. Mesmo porque, o cliente procura esse profissional por precisar de um especialista, cerimonialista, consultor e assessor. O cliente, em um primeiro momento, tem muitos pressupostos e tende a querer conduzir o assessor a fazer o que ele acredita que seja o correto, os seus desejos. A sua diferenciação está em se posicionar como um cerimonialista proficiente que vai assessorá-lo, para além dos seus desejos e lhe mostrar o que ele realmente precisa, o que fará ele ter sucesso na jornada. Essa é a principal diferença entre um assessor de sucesso e o que nunca consegue se destacar no mercado. É prestar assistência, dar conselhos. É entrega e doação total.

 

Diante disso, concluo dizendo que é dever de todo BOM Assessor, conscientizar o seu cliente sobre a importância da realização desse serviço. O desafio nesse momento é convencer o cliente de que NÃO se trata de um “gasto extra” e SIM, de um importante “investimento”. Isso é conquistado através da apresentação de bons argumentos e, principalmente, bons exemplos. Uma vez que, estará reduzindo consideravelmente as chances de prejuízos em mais de 30% em relação ao orçamento total do evento. Por exemplo, caso haja a ausência de 40 convidados, onde o buffet cobra R$ 200,00 por pessoa, o anfitrião terá um prejuízo que pode superar R$8.000,00. É muito dinheiro! Esse valor pagaria uma ótima Lua de Mel para os recém casados. O profissional apresentando possibilidades concretas do que pode acontecer, o convencimento é garantido.

 

3) Falta de interesse do profissional em oferecer esse serviço

Infelizmente, muitos assessores não oferecem esse serviço completo e ocultam dos seus clientes o grande risco que correm. E tem um porquê de muitos profissionais não prestarem esse serviço. Isso é justificado pelo elevado custo financeiro, grau de complexidade, estresse e tempo consumido no processo do RSVP Ativo “tradicional”. Aquele realizado através de ligações telefônicas.

 

Segundo relato de muitas cerimonialistas que tive a oportunidade de conhecer, esse trabalho é uma verdadeira dor de cabeça. Atualmente, as pessoas não costumam atender ligações telefônicas de números desconhecidos, não retornam a ligação com uma resposta e quando atendem, muitos, não se sentem seguros para responder naquele momento.

 

Consequentemente, a complexidade desse serviço faz com que o profissional não tenha interesse em vender esse diferencial. Pois não compensa o estresse e o tempo consumido. Preferem permanecer no comodismo estabelecido pela velha especulação onde diz que 80% das pessoas convidadas comparecem ao evento.

O monstro chamado RSVP Ativo que atormenta a vida do(a) Assessor(a).

• Existe solução para este problema e já é tendência no mercado

 

Muitos profissionais de diferentes regiões do Brasil já estão aderindo a um novo jeito de realizar o RSVP Ativo e gerenciar listas de convidados com controle no acesso deles ao evento. Isso é feito com a utilização de um sistema chamado “convite.in”. O objetivo dessa solução é  tornar todo esse processo muito mais prático, rápido, seguro e sofisticado. A plataforma conta com uma tecnologia que faz envios automáticos dos convites através do WhatsApp. É a forma mais rápida do mercado na realização de confirmações de presença.

 

Tenha o RSVP mais rápido do mercado! GARANTIDO! 

 

Substitua as ligações telefônicas por envios automáticos de convites digitais via WhatsApp. O remetente dos envios é o próprio contato, do Anfitrião ou Assessoria, que integra com o Web WhatsApp. Não é necessário salvar os contatos dos convidados na agenda. Bastando, apenas, que os números estejam cadastrados na plataforma para garantir os envios.

Para uma lista de 400 convidados, basta 20 minutos para a plataforma realizar o RSVP (confirmações de presença) automaticamente através do WhatsApp. Enquanto que, em outras plataformas, você teria que consumir dias para realizar esse processo.

A eficiência é garantida através da metodologia aplicada. Utilizamos uma abordagem estratégica que condiciona o convidado a confirmar presença para emitir os QR-Codes, garantindo o acesso ao evento.

Não fique preso(a) ao passado com ligações telefônicas estressantes para seu RSVP ou utilizando outras ferramentas arcaicas.

Adquira essa ferramenta e obtenha o sucesso desejado.

Se você é profissional e ainda não é credenciado, preencha o Formulário de Credenciamento e aguarde contato da equipe convite.in.